Privacybeleid

Privacyverklaring (website)

Eetgemak Groep

Laatste versie: 3 februari 2026

Inhoudsopgave

WIE ZIJN WIJ?

DEFINITIES UIT DE AVG

GRONDSLAGEN EN DOELEINDEN

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

WELKE RECHTEN HEEFT U?

Recht op informatie

Recht op inzage

Recht op rectificatie en aanvulling

Recht op vergetelheid en verwijderen van gegevens

Recht om de verwerking te beperken

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Recht van bezwaar

UITOEFENING VAN UW RECHTEN

HOE BEVEILIGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

HOE ZET EETGEMAK GROEP HET GEBRUIK VAN COOKIES IN?

HOE KOMT U MET ONS IN CONTACT?

WIJZIGING VAN DE PRIVACYVERKLARING

WIE ZIJN WIJ?

Eetgemak Groep treedt op als koepelorganisatie voor verschillende entiteiten die gespecialiseerd zijn in de productie, logistiek en exploitatie van voedingsconcepten. Deze privacy- en cookieverklaring heeft betrekking op de verwerkingsactiviteiten van de volgende vennootschappen:

• Eetgemak B.V.: Verantwoordelijk voor de bereiding en distributie van maaltijden aan zorginstellingen en de zakelijke markt.
• TotaalVERS B.V.: Groothandel in versproducten en maaltijdcomponenten, inclusief de bijbehorende logistieke dienstverlening aan organisaties.
• FoodForCare B.V.: Gespecialiseerd in de uitvoering en exploitatie van patiëntvoeding binnen ziekenhuizen.

Eetgemak Groep spant zich in om uw privacy te beschermen. De bescherming van persoonsgegevens is belangrijk voor ons en wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Deze privacyverklaring is van toepassing op verwerking van persoonsgegevens door Eetgemak Groep. Onder persoonsgegevens wordt verstaan informatie die direct of indirect met u in verband kan worden gebracht. In deze privacyverklaring informeren wij u over welke persoonsgegevens wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke, hoe wij deze verzamelen en voor welk(e) doel(en) wij deze kunnen gebruiken. Daarnaast informeren wij u over uw rechten als betrokkene.

DEFINITIES UIT DE AVG

In deze privacyverklaring wordt gebruikgemaakt van begrippen zoals betrokkene, persoonsgegevens, verwerking, verwerker en verwerkingsverantwoordelijke, zoals gedefinieerd in de AVG. Waar Eetgemak Groep het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, treedt zij op als verwerkingsverantwoordelijke:

Betrokkene: De betrokkene is de persoon op wie de verwerkte en/of de te verwerken persoonsgegevens betrekking hebben. Dit betekent dat de betrokkene de persoon is van wie de persoonsgegevens door Eetgemak Groep worden verwerkt.

Ontvanger: Een derde partij aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt en die de ontvangen persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt.

Persoonsgegevens: Alle informatie die iets direct of indirect vertelt over u als persoon (“de betrokkene”). Denk hierbij aan een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, maar ook bijvoorbeeld een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de identiteit van die persoon, zoals lengte, haarkleur, afkomst, medische gegevens of een combinatie van persoonsgegevens.

Verwerking: Onder een verwerking valt elke activiteit met betrekking tot uw persoonsgegevens, zoals het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens. Dit betekent dat (bijna) alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, een verwerking is.

Verwerker: Eetgemak Groep kan ervoor kiezen om een andere organisatie in te schakelen om persoonsgegevens voor hen te verwerken. Bijvoorbeeld door de salarisadministratie of verzuimadministratie uit te besteden. In zo’n situatie verwerkt de ingeschakelde organisatie ten behoeve van Eetgemak Groep persoonsgegevens en treedt dan als verwerker op.

Verwerkingsverantwoordelijke: De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer Eetgemak Groep dus beslist ‘waarom’ en ‘hoe’ persoonsgegevens moeten worden verwerkt, is Eetgemak Groep verwerkingsverantwoordelijke.

GRONDSLAGEN EN DOELEINDEN

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet zonder dat wij daar een specifiek doel voor hebben en de verwerking op een rechtmatige grondslag kunnen baseren. Een rechtmatige grondslag wil zeggen dat er een reden is in de wet om persoonsgegevens te verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen op basis van één van de volgende grondslagen:

• De uitvoering van de overeenkomst die we hebben gesloten. Deze grondslag is voor Eetgemak Groep vaak van toepassing omdat u een overeenkomst met ons aangaat. Hiervoor is het noodzakelijk dat wij uw gegevens verwerken.
• In bepaalde gevallen hebben we ook een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verzamelen, te delen en te bewaren.
• Het komt ook voor dat wij persoonsgegevens nodig hebben omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. In dat geval hebben we een afweging gemaakt tussen het belang van Eetgemak Groep en uw belang als betrokkene.
• In sommige gevallen vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Dit kan bijvoorbeeld als Eetgemak Groep uw persoonsgegevens met een andere organisatie wil uitwisselen, maar daar geen wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang voor heeft. U kunt uw toestemming te allen tijde in trekken.

Daarnaast moet het doel van de verwerking van de persoonsgegevens duidelijk en voor de verwerking zijn omschreven. De verzamelde persoonsgegevens moeten noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van dienstverlening en overeenkomsten;
• Voedselveiligheid en dieetvoorziening;
• Communicatie en klantcontact;
• Logistieke processen en beveiliging;
• Operationele optimalisatie en kwaliteitsverbetering;
• Klachtenafhandeling;
• Marketing en relatiebeheer;
• Werving en overige HR-activiteiten;
• Naleving van wettelijke verplichtingen.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Hieronder is per categorie van betrokkenen gespecificeerd welke persoonsgegevens wij verwerken:

• Contactpersonen bij klanten en leveranciers:
  
  • Voor- en achternaam;
  • Zakelijke contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
  • Functie;
  • Zakelijke correspondentie en gespreksverslagen.

• Consumenten:
  
  • NAW-gegevens;
  • Geboortedatum;
  • Financiële gegevens;
  • Dieetgegevens, voedselvoorkeuren en allergieën (indien strikt noodzakelijk).

• Medewerkers:
  
  • NAW-gegevens;
  • Contactgegevens;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Burgerservicenummer (BSN);
  • Financiële gegevens (voor salarisbetaling);
  • Gegevens over functie, verzuim en functioneren;
  • Operationele monitoring (verwerkingssnelheid en logistieke gegevens).

• Sollicitanten:
  
  • NAW-gegevens;
  • Inhoud van het CV en de motivatiebrief;
  • Opleidingsgegevens en werkervaring;
  • Eventuele referenties.

• Bezoekers (website en op locatie):
  
  • IP-adres;
  • Cookiegegevens;
  • Klik- en surfgedrag op de website;
  • Camerabeelden bij bezoek aan bedrijfslocaties.

Bijzondere Persoonsgegevens

In het kader van maaltijdvoorziening en zorgconcepten verwerkt Eetgemak Groep dieetgegevens, voedselvoorkeuren en allergieën. Deze gegevens kunnen indirect informatie geven over gezondheid of religieuze overtuiging en worden daarom aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.

• Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt:
• op basis van uitdrukkelijke toestemming, of
• indien noodzakelijk voor de uitvoering van een (zorg)overeenkomst.

Ontvangers en verwerkers

Eetgemak Groep kan persoonsgegevens delen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het gaat daarbij om de volgende categorieën van ontvangers:

• ICT-dienstverleners en softwareleveranciers;
• logistieke en operationele dienstverleners;
• financiële en administratieve dienstverleners;
• HR- en salarisdienstverleners;
• adviseurs, accountants en toezichthouders;
• overheidsinstanties, indien wettelijk verplicht.

Voor zover deze partijen optreden als verwerker, sluit Eetgemak Groep een verwerkersovereenkomst waarin passende waarborgen zijn vastgelegd. Persoonsgegevens worden niet door deze partijen voor eigen doeleinden verwerkt.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Dit doen wij op grond van een wettelijke grondslag of op grond van vastgestelde criteria. Dit betekent onder meer het volgende:

• Financiële gegevens: Wij bewaren de financiële administratie en de daarbij horende gegevens 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Personeelsdossiers: Gegevens van medewerkers worden doorgaans tot 2 jaar na uitdiensttreding bewaard, tenzij er een wettelijke plicht is om bepaalde gegevens langer te bewaren (zoals kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaringen, die 5 jaar na uitdiensttreding bewaard blijven).
• Sollicitatiegegevens: Gegevens van sollicitanten worden, bij het niet tot stand komen van een dienstverband, binnen 4 weken na afloop van de procedure verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren (maximaal 1 jaar).
• Logistieke en operationele gegevens: Gegevens over voertuigbewegingen (locatie/snelheid) en orderverwerking in onze magazijnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering, kwaliteitscontrole en rapportage, met een standaard bewaartermijn van maximaal 28 dagen.
• Cameratoezicht: Camerabeelden van onze locaties worden maximaal 28 dagen bewaard, tenzij er een incident is vastgelegd waarbij de beelden nodig zijn voor een juridische procedure of aangifte.
• Zakelijke contactgegevens: Wij bewaren zakelijke contactgegevens tot 2 jaar nadat de zakelijke relatie is beëindigd.
• Klantgegevens (particulieren): Wij bewaren de gegevens van particuliere klanten tot 2 jaar na de laatste bestelling, tenzij er een wettelijke plicht is om de gegevens langer te bewaren (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de factuurgegevens).
• Gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens): Wij bewaren de gezondheidsgegevens van patiënten/particuliere klanten Gedurende de overeenkomst in zorginstellingen loopt, of gedurende de particuliere klant bestellingen afneemt.
• Toegangsbeheer gebouw en aanwezigheidsregistratie (medewerkers): wij bewaren de loggegevens van medewerkers 4 weken.
• Productiviteitsmonitoring (medewerkers): Individuele prestatiestatistieken, zoals picksnelheid en foutmarges, worden voor een periode van maximaal 4 weken bewaard.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens vernietigd of geanonimiseerd.

WELKE RECHTEN HEEFT U?

Als betrokkene heeft u bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten kunt u uitoefenen tegenover Eetgemak Groep. U hebt de volgende rechten:

Recht op informatie

Persoonsgegevens moeten rechtmatig, eerlijk en op een transparante manier worden verwerkt. U heeft als betrokkene het recht om daarover te worden geïnformeerd. Dit kan via een privacyverklaring, maar ook via een informatiefolder.

Recht op inzage

U heeft als betrokkene het recht om aan Eetgemak Groep te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Als dit het geval is, heeft u het recht op toegang tot (een kopie van) de verwerkte persoonsgegevens. 

Recht op rectificatie en aanvulling

Als betrokkene heeft u het recht om persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn. Dit recht omvat het feit dat onvolledige gegevens mogen worden aangevuld, door middel van een aanvullende verklaring, zodat de persoonsgegevens compleet en juist zijn. Denk hierbij aan het corrigeren van een verkeerd genoteerde postcode of een verkeerd gespelde achternaam.

Recht op vergetelheid en verwijderen van gegevens

Het recht om persoonsgegevens te doen verwijderen, ook wel het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Dit houdt in dat u als betrokkene het recht heeft om persoonsgegevens te laten verwijderen in het geval dat één van de volgende redenen van toepassing is:

1. De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk met betrekking tot het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld of verwerkt;
2. U als betrokkene de door u gegeven toestemming intrekt en er geen andere wettelijke grondslag is voor de verwerking;
3. U als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er geen doorslaggevende legitieme redenen zijn voor de verwerking;
4. De verwerking van de persoonsgegevens onrechtmatig is;
5. De persoonlijke gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Recht om de verwerking te beperken

U heeft als betrokkene het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in het geval dat één van de volgende redenen van toepassing is:

1. De nauwkeurigheid van persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene;
2. De verwerking onrechtmatig is en betrokkene verzet zich tegen het verwijderen van de persoonsgegevens;
3. Eetgemak Groep heeft de persoonsgegevens niet langer nodig.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens stelt u als betrokkene in staat uw persoonlijke gegevens voor uw eigen doeleinden te verkrijgen en hergebruiken voor verschillende diensten, maar is alleen van toepassing:

1. Op persoonsgegevens die door de betrokkenen verstrekt zijn aan Eetgemak Groep;
2. Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming van de betrokkenen of voor de uitvoering van een overeenkomst;
3. Wanneer de verwerking op een geautomatiseerde wijze wordt uitgevoerd.

Recht van bezwaar

Op het moment dat de verwerking rechtmatig is, kunt u als betrokkene op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking, ofwel het gebruik, van uw persoonsgegevens. Dit is alleen van toepassing:

1. Als Eetgemak Groep uw persoonsgegevens gebruikt voor direct marketing of profilering voor marketingdoeleinden. Denk bij directe marketing aan het versturen van bijvoorbeeld reclame- en informatie e-mails. U heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Na ontvangst van uw bezwaar wordt deze verwerking direct beëindigd.
2. Als er sprake is van een specifieke situatie. Dit kan alleen als Eetgemak Groep uw persoonsgegevens verwerkt op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang. Wanneer u bijvoorbeeld meedoet met een onderzoek, maar achteraf blijkt dat een kennis als onderzoeker bij het centrum werkt, kunt u bezwaar maken tegen de verwerking.

UITOEFENING VAN UW RECHTEN

Indien u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via privacy@foodforcare.nl. Om u het beste van dienst te kunnen zijn, is het van belang dat een verzoek helder en concreet geformuleerd is. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een voorbeeldbrief van een verzoek opgesteld die u via deze link kunt inzien. Wij zullen binnen één maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan binnen één maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte stellen. 

HOE BEVEILIGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor Eetgemak Groep van groot belang. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige verwerking, onbevoegde toegang, wijziging of verstrekking. Deze maatregelen zijn afgestemd op de aard van de verwerkingen, de risico’s voor betrokkenen en de geldende wettelijke en normatieve kaders.

HOE ZET EETGEMAK GROEP HET GEBRUIK VAN COOKIES IN?

Eetgemak Groep maakt op haar websites gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Deze cookies zorgen ervoor dat de website correct functioneert en dat bepaalde instellingen of voorkeuren bij een volgend bezoek kunnen worden onthouden.

Wij gebruiken cookies voor de volgende doeleinden:

• Functionele cookies: Deze cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Voor deze cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.
• Analytische cookies: Wij gebruiken analytische cookies (zoals Google Analytics) om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze gegevens worden, waar mogelijk, geanonimiseerd (bijvoorbeeld door het maskeren van een deel van uw IP-adres). Wij gebruiken deze informatie om de structuur en inhoud van onze website te verbeteren. Eetgemak Groep maakt hier alleen gebruik van indien u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.
• Marketing- of trackingcookies: Deze cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel hiervan is om advertenties weer te geven die relevant zijn voor de individuele gebruiker. Eetgemak Groep maakt hier alleen gebruik van indien u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.

Bij uw eerste bezoek aan de website wordt u geïnformeerd over het gebruik van cookies en wordt uw toestemming gevraagd voor het plaatsen van niet-functionele cookies. U kunt uw toestemming voor deze cookies op ieder moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Daarnaast kunt u cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw internetbrowser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies gevolgen kan hebben voor de werking en gebruiksvriendelijkheid van de website.

HOE KOMT U MET ONS IN CONTACT?

Heeft u vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens of wilt uw gebruik maken van uw rechten? Neem dan contact op met ons via privacy@foodforcare.nl.

Wilt u een vertrouwelijke melding maken, hebt u een vraag of bent u niet tevreden over de wijze waarop uw vraag of verzoek is afgehandeld of hebt u een klacht in verband met (de verwerking van) persoonsgegevens, dan kan dit bij de Privacy Officer van Eetgemak Groep via privacy@foodforcare.nl. De Privacy Officer zal uw meldingen in behandeling nemen en hiermee vertrouwelijk omgaan.

Bent u het niet eens over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt en kunt u zich na indiening van uw klacht niet vinden in de afhandeling daarvan? Dan kan u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/voordat-u-een-klacht-indient

WIJZIGING VAN DE PRIVACYVERKLARING

Vanwege wijzigingen van wettelijke vereisten en/of het veranderen van onze diensten, behouden wij ons het recht om de privacyverklaring aan te passen. Voor zover de wijzigingen van de privacyverklaring worden beschouwd als wezenlijk en belangrijk, wordt u hierover op onze website geïnformeerd. Een actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te vinden op: www.eetgemakgroep.nl.